„daily five” – Warum Du diese Idee unbedingt ausprobieren solltest

Kennst Du auch diese Abende, an denen Du Dich fragst: „Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht, wo ist die Zeit geblieben?“ Du hast Stunde um Stunde gearbeitet und doch das Gefühl nichts geschafft zu haben, zu wenige Haken auf Deiner ToDo Liste und der Berg der Aufgaben ist noch genauso hoch wie am Morgen? Dann ist die Idee “daily five” einen Test wert.

Ich bin bei einer meiner Recherchen über dieses Prinzip gestolpert, das für das Lernen von Vokabeln mit Kindern eingesetzt wird. Ich habe es auf meine Bedürfnisse, hinsichtlich der persönlichen Arbeitseinteilung und der Struktur meiner Aufgaben, angepasst. Von meinen sich immer wiederholenden Aufgaben erledige ich 5 der gleichen Kategorie hinter einander weg, an einem Stück oder in einem Themenblock.

Warum ausgerechnet 5?

Keine Ahnung worin die Vorteile in diesem Prinzip beim lernen der Vokabeln liegen. Für meine Aufgaben haben die 5 aus dem Bauch heraus einfach so gepasst. 3 fühlen sich für mich leicht an und sind gut abzuarbeiten. 4 sind schon schwieriger und 5 sind in vielen Bereichen eine Herausforderung.

[Tweet „Für 5 muss ich meine Komfortzone verlassen, da heißt es dran bleiben und oft auch mehr Zeit investieren.“]

Die 5 kosten mich Überwindung. Dafür ist der Genuss von 5 Haken, aber auch deutlich höher, als der von 3.

Du erreichst schneller Deine Ziele, hast aber gleichzeitig einen überschaubare Dimension für Deine Aufgabe, die das Gefühl des Scheiterns minimiert. Alle offenen Telefonate zu erledigen oder in dem reservierten Block a 30min nur Telefonate zu führen, war für mich oft demotivierend und nicht zufrieden stellend. Bei der einen Variante hat sich oft das frustrierende Gefühl “das kann ich gar nicht schaffen” eingestellt, ebenso hat das Zufriedenheitsgefühl nach einem zeitlich begrenzten Telefonblock auf sich warten lassen. Dein Glücksgefühl erhöht sich, denn mit den 5 Aufgaben hast Du ein machbares Ziel vor den Augen und das Gefühl der Zufriedenheit ist beim Arbeitsbeginn schon größer. Selbst wenn Aufgaben offen bleiben, hast Du die Sicherheit, das am kommenden Tag ja wieder 5 Haken auf der ToDo Liste dazukommen.

Mit diesem Prinzip bekommst Du einen Überblick, über die Deine tägliche Arbeit. Du kannst genau nachvollziehen, was Du erledigt hast und bekommst automatisch ein Gefühl für Dein gesamtes Arbeitspensum und der benötigten Zeit. Oder könntest Du mir spontan sagen, wieviele Telefonate Du täglich führst, Rechnungen Du abgelegt hast, Termine Du vereinbart hast oder Artikel Du gelesen hast?

Nein? Daher kommt das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet zu haben und am Abend trotzdem mit gefühlten leeren Händen da zu stehen. Seit ich nach diesem Prinzip arbeite, kann ich diese Frage immer öfter 😉 beantworten. Das heißt nicht, dass sich das immer toll anfühlt. „Ups, da habe ich mich mal wieder verzettelt oder diese Recherche hatte ich wohl zeitlich unterschätzt“, zwingt mich dann dazu, mich mit meiner Arbeitsstruktur auseinander zu setzen.

Die “daily five” bringen Dir Transparenz in Deinen Arbeitsalltag, denn dann weißt Du, dass Du zum Beispiel 5 Telefonate, 5 Termine vereinbart und 5 Artikel gelesen hast. Du weißt jetzt wo Deine Zeit geblieben ist und kannst Deinen Tag optimieren, umstrukturieren und Dein Zeitmanagement anpassen. Aus Erfahrung weiß ich, dass die „daily five“ selbst bei angestauten Aufgaben wie z.B. die überquellende Ablage, ein wirksames Prinzip ist. Es kommen wahrscheinlich selten täglich 5 Schriftstücke ( ich meine Papier 🙂  ) in den Posteingang, also wird der Stapel Deiner Ablage immer kleiner und irgendwann hast Du nur noch den täglichen Papierkram abzulegen. Hast Du viel mehr als 5? Dann führe Kategorien ein, Rechnungen, Verträge,….

Außerdem gewinnst Du auch bei der Planung Deiner Aufgaben  freie Kapazitäten, weil sich Dein Zeitmanagement vereinfacht. Es ist klar: es werden täglich 5 Telefonate geführt, 5 Seiten an Deinem Artikel geschrieben oder 5 Rechnungen gestellt. Du musst diese Routinen nicht immer wieder neu einplanen, damit sie nicht in Vergessenheit geraten oder Dein Tag schon so verplant wurde, dass für das notwendige Tagesgeschäft keine Zeit mehr übrig geblieben ist. Solltest Du einen Tag ausfallen, sei es durch einen ganztägigen Termin, Krankheit oder was auch immer, ist auch klar welche Aufgaben liegen bleiben. Du kannst auf dieser Basis schnell neu entscheiden, worauf Du verzichten kannst und was nachgearbeitet wird. Bei mir wäre es dann so, dass ich halt an diesem Tag keine 5 Artikel gelesen habe, ich am anderen Tag aber Zeit beim telefonieren dranhängen muss.

Es besteht auch die Möglichkeit, Deine eigenen Zeitintervalle zu finden. Mir genügt es, dass ich mich dienstags und donnerstags um meine Ablage kümmere, aber ich muss wirklich täglich 5 Telefonate führen. Für einige Aufgabenbereiche, mit einem geringeren Umfang, habe ich feste Tage eingeplant. So ist Montags immer Recherche Tag, weil sich das perfekt in den Rhythmus meiner anderen Aufgaben einfügt. Dein optimaler Rhythmus unterscheidet sich sicherlich von meinem, aber das Prinzip ist auf viele Bereiche in den meisten Branchen anwendbar.

Um diesen Rhythmus für Dich zu finden, dauert es eine Weile, aber es lohnt sich. Der Tag hat nur 24h, von denen (leider 😉 ) nicht 24 verplant werden können. Du allein kannst mit Deiner Erfahrung einschätzen, wieviele “daily fives” in Deine Zeitplanung passen. Ich weiß z.B. das ein durchschnittliches Telefonat bei mir 10min dauert und daraus ergibt sich, dass ich täglich 50min dafür einplanen muss. Klar gibt es Tage, da muss ich ein 6. Telefonat führen, weil es wichtig ist oder ich im ersten Versuch niemanden erreicht habe. Aber darum geht es mir im einzelnen nicht. Für mich ist die grobe Struktur für meinen Arbeitstag, die Zeitersparnis und der Schutz vor dem Verzetteln wichtig. Dieser Schutz ist, nämlich für mich persönlich, der größte Vorteil dieses Prinzips. Denn insbesondere bei Aufgaben, die mir Spaß machen, neige ich zur Übertreibung. Ich finde z.B. immer noch einen interessanten Artikel, den ich lesen kann.

Die “daily five” halten Deine Aufgaben im Gleichgewicht. Ich denke die Meisten verzetteln sich bei den Dingen die ihnen Spaß machen und bekommen die Aufschieberitis bei unbeliebten Routineaufgaben. Mit den “daily five” motivierst Du Dich für Deine unangenehmen Aufgaben und schützt Dich vor dem Verzetteln, bei den Dingen die Du gerne tust. Am Ende des Tages schaust Du auf ein ausgewogeneres Arbeitsergebnis zurück.

Egal ob es sich um berufliche oder private Aufgaben handelt, Du kannst das Prinzip in jedem Bereich individuell für Dich anpassen. 5 Rechnungen stellen, 5 Ideen für Dein neues Projekt finden oder 5 Termine vereinbaren. Du kannst 5 paar Schuhe oder 5 Fenster putzen oder auch 5 Schubladen aufräumen.

Mein Tipp

Beginne klein und strukturiere nicht gleich Deinen gesamten Arbeitsbereich um. Beginne mit einem “daily five” in der Woche und wenn es sich gut für Dich anfühlt, dann baust Du das Prinzip Stück für Stück aus.

Die Vorteile von “daily five” zusammengefasst

1. Steigerung der Produktivität durch die Zusammenfassung gleicher Aufgaben in Blöcke
2. Glücksgefühl, weil 5 erledigte Aufgaben Dir das gute Gefühl vermitteln, wirklich etwas geschafft zu haben
3. Du gewinnst einen Überblick über Deine erledigten Aufgaben
4. Das Prinzip ist flexibel auf jeden Deiner Aufgabenbereiche anwendbar
5. Durch die zeitliche Begrenzung schützt Du Dich vor dem Verzetteln

Viel Erfolg und Spaß beim ausprobieren.

think orange und bis bald

Kristiane

Hast Du schon Erfahrungen mit diesem Prinzip oder ein Tipp? Dann freue ich mich schon auf den Austausch mit Dir.