Von meinem best business buddy Jane bekomme ich immer wieder hervorragende Ideen und Buchtipps und manche davon, entpuppen sich als wahre Goldgruben.
Ihr beiläufiges “Ich lese gerade “Getting Things Done” von David Allen“ hat eine mittlere Lawine in meinem Leben los getreten. Gleichzeitig ist es aber auch eines der umfangreichsten und zeitintensivsten Bücher, die ich gelesen habe und deshalb erzähle ich dir heute nur von den kleinen Highlights und wecke damit ja vielleicht deine Lust auf mehr.Erst einmal war ich froh, dass es das Buch auch in Deutsch gab und es auch schnell lieferbar war, du weißt ja sicher schon, dass Geduld nicht zu meinen ganz großen Stärken gehört. 😉 Geduld war auch gefragt, als ich mit dem Lesen begann. Den Anfang habe ich als extrem langweilig, langatmig und wenig amüsant zum lesen empfunden. Nur die Begeisterung von Jane und mein Spleen alle angefangenen Bücher auch fertig zu lesen, haben mich weiter lesen lassen.
Viele der Informationen aus dem Buch kannte ich schon und setze sie mehr oder weniger erfolgreich um.
Dazu gehört zum Beispiel die 2 Minuten Regel.
2 Minuten Regel
Erledige alles, was du selbst erledigen kannst und weniger als 2 Minuten dauert, sofort.
Grundsätzlich war ich davon überzeugt, gut organisiert und strukturiert zu arbeiten und habe das Buch aus reiner Neugier und Interesse gelesen, ohne einen Anspruch auf Veränderung. Nach Seite 50 oder so, läuteten ein paar Glöckchen.
Gut organisiert? Ja, aber offensichtlich nur im beruflichen Bereich, privat war privat und unterlag nicht zu 100% dem gleichen Organisationssystem. Frag bitte nicht WARUM.
Was bei Davis Allen völlig neu für mich war, waren die “losen Enden” im Alltag, die sich in meinem Kopf so tummeln. Das sind unter anderem Vorgänge an denen ich nicht weiter arbeiten kann, weil z.B. Angebote fehlen, Termine vereinbart werden müssen oder Informationen vom Kunden fehlen. Dazu kommt, dass ich im ersten Moment wirklich nur meine beruflichen losen Enden im Kopf hatte und nicht die privaten.
Nachdem ich wie im Buch beschrieben alle meine Aufgaben und Projekte zusammengetragen hatte und damit meine ich wirklich ALLE, staunte ich nicht schlecht. Hatte ich doch zum Beispiel das Amt als Elternvertreter, die Moderation der Lovely Business Ladies und mein Ehrenamt im Fußballverein unserer Söhne mal völlig unter den Tisch fallen lassen. Für ein glückliches und entspanntes Alltagsmanagement und ein gutes Gefühl im Umgang mit den ToDo Listen aber von enormer Bedeutung, auch diese Projekte mit ihren Aufgaben zu erfassen. Denn nicht vergessen 24 Stunden bleiben 24 Stunden.Aus dieser Erfahrung ergab sich ein neuer Tipp für mehr Alltagsglück.
Glückstipp: Sammle all deine Aufgaben in einer Liste
Mit dieser Sammlung verschaffst du dir einen wichtigen Überblick über all deine anliegenden Aufgaben und verbesserst deine Effektivität, sowohl in der Planung als auch der Verarbeitung deiner Aufgaben.
[Tweet „“Erledige zuerst das Notwendige, dann das Mögliche, und plötzlich schaffst du das Unmögliche.” Franz von Assisi“]
Inzwischen trenne ich berufliche und private Aufgaben nur noch farblich und dem Zeitraum, wann ich sie erledige.
Es ist eine keine enorme Zeitersparnis, wenn ich in meinem Buchhaltungsblock gleich die privaten Überweisungen mit erledige, aber Kleinvieh macht ja bekanntlich auch Mist. So beauche ich brauche den gleichen Ort, die gleichen Arbeitsbedingungen (PC für online Banking) und muss keine extra Zeit mehr reservieren für “Büro privat”.
In meinem Telefonblock erledige ich jetzt alle Terminvereinbarungen, auch den Zahnarzttermin für die Kids und spare mir so einen extra Reminder. So sind zum Beispiel auf meiner Liste “Telefonate” jetzt alle zu erledigenden Anrufe gesammelt. Dabei rede ich jedoch nicht vom Anruf meiner besten Freundin, um mal wieder ausgiebig zu quatschen – das gehört definitiv zu Freizeit.
Seit ich meine losen Enden gesammelt habe und wirklich ALLE Aufgaben und Projekte schriftlich festgehalten habe, schlafe ich noch besser und diesen “Habe ich noch irgendetwas vergessen?”- Gedanken im Kopf, gibt es dann auch nicht mehr. Ich kann meine Zeit noch realistischer einteilen, weil ich auch den nicht unerheblichen privaten Kram, der nun mal in einem Fünfpersonenhaushalt anfällt, präsenter auf dem Schirm habe. Ich habe am Abend das Gefühl wirklich etwas geschafft zu haben, weil nicht nur das Business gut läuft, sondern auch das gesamte Familienmanagement souveräner abläuft und in der Wahrnehmung nicht mehr unter den Tisch fällt. Ich bin glücklicher, weil ich das was ich tagsüber geschafft habe, deutlicher erkennen kann. Die mal so schnell nebenher erledigten Sachen fallen einfach auf.
Die nie abgearbeitete ToDo Liste
Bei dieser Sichtbarkeit haben mir auch meine neuen To Do – Listen geholfen. Lange habe ich mit herkömmlichen Listen zum abhaken und durchstreichen gearbeitet. In der letzten Zeit habe ich aber immer öfter bemerkt, dass das Durchstreichen allein zu wenig ist und die noch sichtbaren abgehakten Aufgaben, mich erdrücken. Die Liste blieb im ersten optischen Eindruck immer lang.
Inzwischen arbeite ich mal wieder mit Post its, die ich zerknüllen und wegwerfen kann. Ich habe mir eine Karteikarte genommen, sie mit einem kleinen Telefon markiert und darauf kommen alle Post its mit den zu erledigenden Anrufen. Das gleiche gibt es für Mails, Aufgaben und Besorgungen. So habe ich auch mal die Chance auf eine leere Liste. Das motiviert und macht ungemein glücklich. Ich gestehe dieses Gefühl, der wirklich leeren Liste unterschätzt zu haben.
Desweiteren kommen in meinen Kalender nur noch Aufgaben, die auch wirklich genau an diesem Tag erledigt werden müssen und für die täglichen Routinen habe ich mir meine Daily five erhalten. Aber auch dieses System funktoniert jetzt effektiver, weil ich schon auf vorsortierte und geordnete Bereiche zugreifen kann.
Ein weiterer genialer Tipp ist das Fach “Warten auf”, in dem ich alle offenen Vorgänge, alphabetisch sortiert, sammle. Das regelmäßige durchschauen zu festen Zeiten erleichtert mir das Nachfassen beim Kunden, das Controlling und die Dokumentation der Arbeitsabläufe. Ich spare mir das aufwendige Erinnerungssystem in der Wiedervorlage und damit viele Reminder im Handy.
Das die auf jeden persönlich zugeschnittene und individuelle Arbeitsorganisation wichtig ist und auch glücklich machen kann, ist dir sicher nicht unbekannt. Was aber die konsequente und fast perfekte Umsetzung für Auswirkungen haben kann, habe ich durch die Optimierung mit dem GTD Prinzip erleben dürfen. Aus Erleichterung folgt Alltagsglück und mehr Zeit für Dinge, die noch glücklicher machen. Davon bin ich überzeugt und für den goldenen Tipp wirklich sehr dankbar.
Wie ist es bei dir, bist du mit deiner Arbeitsorganisation zufrieden? Oder hakt es irgendwo und du brauchst eine Idee? Dann hinterlasse gern einen Kommentar und vielleicht fällt mir ja dazu etwas ein 😉
think orange und Glück Auf!
Deine Kristiane
Buchtipp: David Allen “Getting Things Done” oder im deutschen “Wie ich die Dinge geregelt kriege”